イントロダクション
前回の「エンジニアがビジネスドキュメントを作成するときに最初に考える２つのこと」の続きになります。ドキュメントの対象者と目的は下の表が前提となります。
| 誰に読ませるか | どうさせたいか | |
| 例１ | 上司 | プロジェクトの状況を知って欲しい |
| 例２ | 取引先の経営層 | 契約締結 |
| 例３ | 同期・後輩 | 飲み会の案内 |
目的を達成するためにどのように伝えるかを考える
ドキュメントの対象者と目的をもとにどのように伝えるかを考えます。
ドキュメントの読み手はドキュメントを読みながら、色々なことを考えます。例えば提案資料の場合、○○を提案します！と資料にかかれていると、読み手はその提案を受けるメリットは何だろう？提案のコストはどれくらいだろう？といった疑問を持つことが想定できます。それを先回りして次に提案のメリットの説明を入れる、といった流れ（ストーリー）を考えます。
次にストーリーの例を説明します。
ストーリーの具体例（システム導入の提案書）
ストーリーの具体例を挙げてみます。
１．（ドキュメント）業務効率改善のために、新規システムの導入を提案します！
（読み手）その提案のメリットは何だろう？
２．（ドキュメント）このシステムを導入するメリットは、現在御社で行っている業務効率が改善されます。
（読み手）メリットは業務効率の改善されるのか。具体的にどれくらいの効果が見込めるのだろうか。
３．（ドキュメント）現在、御社では業務で1人当たり年間100時間で社員100人が在籍しています。1時間あたりの給料を5000円とすると年間5000万円のコストになります。
（ドキュメント）このシステムを導入すると年間1人当たり100時間の業務が10時間でできるようになり、年間5000万円のコストが年間500万円に圧縮できるようになります。
（読み手）メリットは年間5000万円のコストが500万円に圧縮できることか。システムを導入する費用はどのくらいだろうか。
４．（ドキュメント）このシステムを導入するには、開発費が2000万円で運用コストが月5万円になります。半年運用すれば元がどれます。
（読み手）年間5000万円のコストが年間500万円に圧縮できるのか。このシステムの導入を検討してみるか。
以上のような話の流れを想定して、読み手の考えを先回りしてドキュメントの作成を行います。想定した流れが間違っている場合もありますが、トライアンドエラーを繰り返すうちに想定の精度が上がってきます。
まとめ
ビジネスドキュメントにはそれぞれ目的があります。
その目的を達成するためにビジネスドキュメントのストーリーを考えることで、読み手に期待するアクションを取ってもらえるように作成していくことが大切です。
以上が「ビジネスドキュメントのストーリーを考える」でした。最後まで読んでいただきありがとうございました。